Antes da mudança: falta de controle e altos custos operacionais
Com mais de 11 mil colaboradores e 1.100 clientes em todo o Brasil, o Grupo GR é referência em segurança patrimonial e serviços terceirizados.
Mas, apesar do tamanho e da credibilidade, a empresa enfrentava dificuldades em gerenciar seu fluxo de pagamentos.
O sistema anterior não permitia visualizar o status das solicitações em tempo real, não emitia alertas automáticos e exigia alto esforço da equipe de TI para manutenção — que custava cerca de R$ 100 mil por ano. Além disso, qualquer melhoria exigia novos investimentos, o que tornava o modelo caro e pouco escalável.
A virada de chave: automação e controle com o Workflow de Pagamentos
Para superar esses desafios, o Grupo GR buscou a Qi Network, parceira Premier Google Cloud, para desenvolver uma solução personalizada de Workflow de Pagamentos na nuvem, totalmente integrada ao Google Workspace.
A aplicação foi projetada com foco em automação de processos e controle financeiro, permitindo que colaboradores de qualquer área pudessem solicitar aprovações de orçamento em uma ferramenta única e intuitiva.
A nova solução substituiu os módulos antigos de BPM e Gestão Eletrônica de Documentos, trazendo mais eficiência, visibilidade e segurança para toda a operação.
Resultados conquistados em apenas 51 dias
O projeto foi desenvolvido em dois sprints — um de design e outro de implementação — e entrou em operação em apenas 51 dias.
Entre os principais resultados alcançados:
– Unificação do sistema de pagamentos em uma única ferramenta;
– Integração com o Google Workspace;
– Fluxo automatizado de aprovação, com três níveis: orçamentário, fiscal e contas a pagar;
– Autenticação segura via Google;
– Redução significativa de custos de manutenção.
O novo sistema oferece painéis intuitivos com todas as tarefas pendentes, histórico completo de aprovações e relatórios detalhados — permitindo análises por datas, valores e notas fiscais, e aumentando a visibilidade e o controle gerencial.
Mais produtividade e eficiência em toda a operação
Com a automação do processo, o Grupo GR passou a ter mais agilidade nas aprovações, menos erros manuais e melhor distribuição de responsabilidades entre os times.
A ferramenta tornou-se essencial para garantir previsibilidade financeira, além de elevar o engajamento das equipes com uma experiência de uso moderna e integrada.
“À medida que os colaboradores interagem com a solução, tornam-se mais produtivos e conscientes de suas responsabilidades. A organização das tarefas facilita o controle e melhora a comunicação entre as áreas.”
— Trecho do case oficial Qi Network
Qi Network – inovação e automação que impulsionam resultados
A solução desenvolvida para o Grupo GR é um exemplo do potencial da automação inteligente na nuvem.
Com o apoio da Qi Network, a empresa substituiu processos manuais e custosos por uma ferramenta escalável, segura e colaborativa — transformando a gestão financeira em um diferencial estratégico.
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